Как выбрать площадку для корпоративного банкета

Всегда полезно иметь под рукой практическое руководство или методическое пособие, помогающее провести то или иное мероприятие на должном уровне. Даже если назвать все это постой шпаргалкой – эффект от данного материала нисколько не снизится. Поскольку он поможет учесть все те «мелочи», которые кажутся неважными до самого процесса, и оказываются существенными уже во время самого мероприятия .

В данной статье мы поговорим о выборе зала для проведения банкета.

Критические для проведения праздника моменты

1. Поиск банкетного зала должен стартовать вовремя. Если речь идет не о какой-то корпоративной дате, а об «общенародных» праздниках, то начинать поиски следует месяца за 3-4 до самого события. Иначе выбор может не просто сузиться до критической величины, но и пропасть вовсе. В результате вы можете остаться без праздника. А ответственные лица – и без прежней должности.
2. С бронированием тоже нужно определяться в оперативном порядке – пока все не оформлено документально, место не является занятым вами, поэтому долгие колебания чреваты потерей понравившегося зала. Есть еще одно преимущество в раннем бронировании – это скидка, которую обычно дают заведения при данном договоре.
3. Конкретное определение даты – чем ближе к реальному празднику, тем выше может быть цена. Это является общераспространенным правилом, которое стоит учитывать. Возможно, у вас есть возможность провести корпоратив в будний день вне праздничного сезона (это для празднования профессиональных или чисто «фирменных» дат) – такой вариант будет самым дешевым.
4. Бюджет. Обычно при его ограниченности подбираются заведения, в которых можно договориться о самостоятельной закупке алкогольной продукции и, например, фруктов. Насчет алкоголя обычно принимают такое решение – вы заказываете обязательный минимум в заведении, остальное приносите с собой. Если нанимаются артисты и тамада, то они тоже могут быть выбраны из бюджетной ценовой категории.

Важные, но не столь критичные нюансы

1. Транспорт. Если есть возможность централизованного подвоза сотрудников – это прекрасно! Если такового нет, то следует позаботиться о том, чтобы место проведения банкета было недалеко от хорошей транспортной развязки. Желательно – вообще недалеко от места расположения самой компании. Стоит при этом учесть, что в сезон проведения праздников дороги оказываются загруженными, услуги такси – дорогими и т.д. В период новогодних праздников все это усиливается еще и погодными условиями. При выборе локации стоит учитывать оптимальность ее расположения для большинства гостей.
2. Инфраструктура заведения и дизайн самой площадки. Нужно позаботиться о том, чтобы гостям было удобно проходить в зал и выходить из него, чтобы он выглядел соответствующим образом. При этом важна и панорама, открывающаяся из окон. Будет не совсем комильфо, например, заведение, расположенное где-нибудь в промзоне, пусть и очень культурно обставленное изнутри.
3. Посетить выбранный зал стоит самому не только для того, чтобы оценить виды из окна, но и ощутить размеры помещения. «Правильно» сделанные фото могут создать преувеличенно позитивный эффект, чего вы не обнаружите в реальности. Да и по одним только указанным размерам определить количество гостей, которых способна вместить данная площадка, не получится. На заверения менеджеров стоит полагаться только тогда, когда вы уверены в их добросовестности. Простор обходится дороже, но реально повышает возможности для проведения торжества и комфорт его участников.
4. Стиль проведения вечера. Если присутствует какая-то тематическая направленность, то дизайн зала имеет важное значение, поскольку площадка будет нуждаться в соответствующем оформлении. Если помещение выполнено в русском, японском или грузинском стиле, а вы планируете гавайскую вечеринку, то несоответствие обстановки будет налицо. Лучше, чтобы параметры выбранного зала позволяли сэкономить на оформлении.
5. Учет категорий контингента участвующих в празднестве. Если для молодежи подходит яркий креатив, то аудитория повзрослее требует большей степенности в оформлении пространства. Особенно важно учесть вкусы и предпочтения приглашенных гостей – партнеров, важных клиентов или знаменитостей.
6. Кухня. Лучшим выбором является всем подходящая классика. Остальное подбирается с учетом тех же предпочтений целевой аудитории.
7. Развлечения. При их выборе стоит учитывать возможности зала. Для некоторых, например, нужно дополнительное пространство. Музыкальное сопровождение обеспечивается повсеместно, также может быть оказана другая техническая помощь. В некоторых заведениях могут предложить и более нестандартные развлечения, например, банные или спа-процедуры.
8. Если вы проводите мероприятие в удаленном месте или присутствуют иногородние гости, то стоит позаботиться о том, чтобы они могли комфортно переночевать.

Учет нежелательных моментов

Это не менее важный пункт подготовки, чем остальные. Например, вы категорически не желаете разделять помещение с другими компаниями. Или для некоторых ваших гостей важно присутствие диетических блюд в меню. Может быть, существуют какие-то ограничения по дизайну или другим требованиям.

***

Здесь изложены далеко не все пункты и детали, которые могут появиться при выборе места для мероприятия и обсуждении его планирования. Однако указаны верные направления, про которые не стоит забывать, идя стратегическим путем. Это поможет значительно упростить поиск и устранить причины для возможных недоразумений.